Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır?

İşverenler, çalışanların işe başlarken sunduğu belgeleri yasal olarak dosyalamak ve saklamakla yükümlüdür. Bu belgelerin toplandığı ve düzenli şekilde muhafaza edildiği dosyaya “özlük dosyası” denir. İnsan Kaynakları departmanı tarafından oluşturulan bu dosya, hem yasal bir gereklilik hem de çalışan takibi açısından temel bir uygulamadır.

Personel Özlük Dosyası Nedir?

Personel özlük dosyası 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesinde tanımlanan yasal bir gereklilik olup, çalışanın iş yaşamına dair tüm belgelerin sistematik olarak saklandığı kapsamlı bir arşivleme sistemidir.

Bu dosya, çalışanın işe başlangıcından ayrılış sürecine kadar geçen tüm dönemde oluşan belgeleri kronolojik düzende muhafaza eder. Bu dosyada, işçinin kimlik bilgileri, çalışma süreci boyunca alınan belgeler, disiplin kayıtları ve diğer resmi belgeler yer alır. Bu sayede hem çalışan hakları korunur hem de işverenin yasal yükümlülüğü yerine getirilmiş olur.

Ancak günümüz insan kaynakları yaklaşımında özlük dosyası yalnızca bir zorunluluk olarak görülmüyor. Aynı zamanda çalışanla ilgili bilgilerin merkezi bir kaynağı olarak performans takibi, kariyer planlaması ve iç iletişim süreçlerinde kritik rol oynuyor.

Dijital insan kaynakları sistemleriyle birlikte bu dosyalar, veri temelli kararlar almayı kolaylaştıran stratejik birer araç haline geliyor.

Özlük Dosyası Hazırlamak Zorunlu mudur?

Evet, özlük dosyası hazırlamak her işveren için yasal bir zorunluluktur. Bu yükümlülük işletmenin büyüklüğü, faaliyet gösterdiği sektör ya da çalışan sayısı ne olursa olsun tüm işverenler için geçerlidir.

İster küçük bir girişim, ister büyük bir holding olun, her çalışana ait özlük dosyasının düzenli ve eksiksiz şekilde hazırlanması gerekir.

Bu yükümlülük, çalışma hayatında şeffaflığı sağlamak ve olası yasal süreçlerde delil sunabilmek için önemlidir. İnsan kaynakları uzmanlarının bu konuda proaktif yaklaşım sergilemeleri, organizasyonlarının hukuki risklerini minimize etmeleri açısından önem taşır.

Personel Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Personel dosyası hazırlama süreci, çalışanın işe alım sürecinde başlayan sistematik bir dokümantasyon sürecidir. Dosya, çalışanın işe giriş belgeleriyle başlatılır. İlk etapta mutlaka bulunması gereken belgeler arasında kimlik fotokopisi, SGK işe giriş bildirgesi, imzalı iş sözleşmesi, sağlık raporu ve adli sicil kaydı yer alır. Eğer pozisyon gerektiriyorsa diploma, sertifika ve mesleki yeterlilik belgeleri de dosyaya eklenir.

Dosya organizasyonu kronolojik düzen prensibine dayanır ve her belge tarih sırasına göre yerleştirilir. Bu yaklaşım yasal gereklilikleri karşılar ve operasyonel verimliliği artırır.

Çalışan Dosyasını Kim Hazırlar?

Çalışanlara ait özlük dosyalarının hazırlanması ve güncel tutulması, çoğu zaman İnsan Kaynakları (İK) departmanının sorumluluğundadır. İK uzmanları, işe alım süreciyle birlikte başlayan bu dokümantasyon sürecini baştan sona yönetir.

Belgelerin eksiksiz şekilde toplanması, dosyanın düzenli olarak güncellenmesi ve yasal mevzuata uygunluğun sağlanması, bu sürecin temel adımlarını oluşturur.

Ancak her işletmede ayrı bir İK departmanı olmayabilir. Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde bu görev genellikle idari işler birimi, ofis yöneticisi ya da muhasebe departmanı tarafından üstlenilir.

Bu durumda, özlük dosyasının hazırlanması çoğu zaman bordro, SGK bildirimi ve izin yönetimi gibi diğer personel işlemleriyle birlikte yürütülür.

Özlük Dosyası Nereye Verilmelidir?

Özlük dosyası herhangi bir resmî kuruma gönderilmez ya da teslim edilmez. Bu dosya, tamamen işverenin sorumluluğundadır ve kurum içinde, genellikle İnsan Kaynakları departmanı ya da personel işleri birimi tarafından saklanır.

Özlük dosyası günlük işleyişte belki sık sık açılmaz ancak iş müfettişleri tarafından yapılabilecek bir denetimde, işverenin bu dosyaları eksiksiz ve düzenli şekilde ibraz etmesi beklenir.

Ayrıca bir iş hukuku davasında ya da çalışanla yaşanabilecek bir ihtilafta özlük dosyası, işverenin elindeki en önemli kanıt niteliğini taşır.

Personel Özlük İşlemlerinin Kapsamına Neler Girer?

Personel özlük işlemleri, bir çalışanın kuruma adım attığı ilk andan işten ayrıldığı ana kadar geçen süreci kapsayan oldukça geniş bir bilgi alanını içerir.

Personel özlük işlemlerinin kapsamına giren bilgiler:

• İşe alım süreci dokümantasyonu ve oryantasyon kayıtları
• Terfi, nakil ve pozisyon değişikliği süreçleri
• Disiplin işlemleri ve performans değerlendirme kayıtları
• İzin kullanımı, devamsızlık ve vardiya değişiklikleri
• Sağlık raporları ve iş güvenliği eğitim belgeleri
• Maaş artışları, ikramiye ve ödül işlemleri
• İşten ayrılma süreçleri ve geçiş prosedürleri

Günümüzde özlük işlemleri yalnızca bir arşiv süreci olmaktan çok daha fazlasını ifade eder. Bu kayıtlar, çalışanların kuruma olan bağlılığını, gelişimini ve deneyimini doğrudan etkiler. Bu nedenle birçok kurum, bu süreçleri dijitalleştirmek adına HRIS (İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri) çözümlerine yöneliyor.

Bu sistemler, belge yönetimini kolaylaştırmakla kalmaz aynı zamanda analiz ve raporlama imkanları sunarak hem operasyonel verimliliği hem de çalışan memnuniyetini artırır

Özlük Dosyasında Olması Gereken Evraklar Nelerdir?

Aşağıda yer alan belgeler, genel olarak birçok firmada istenen temel evraklardır.

Ancak firmaların sektörel ihtiyaçları, iç prosedürleri ve özel durumlarına göre bu belgelerde değişiklik olabilir:

• Nüfus cüzdanı fotokopisi
• SGK işe giriş bildirgesi
• İş sözleşmesi
• Diploma ve sertifikalar
• Adli sicil kaydı
• Askerlik durumu belgesi
• İkametgâh belgesi
• Sağlık raporu
• Fotoğraf

Özel Durumlarda Olması Gereken Belgeler

• Engelli raporu
• Çalışma izni (yabancı çalışanlar için)
• Gebelik bildirimi
• Mahkeme kararıyla gelen tebligatlar

İşe Devam Eden Çalışanın Dosyasında Güncel Tutulması Gereken Belgeler

• Maaş bordroları
• Güncel izin formları
• Eğitim katılım belgeleri
• Performans değerlendirme formları
• Güncel iletişim bilgileri

İşten Ayrılan Çalışanın Dosyasında Olması Gereken Belgeler

• İhbar ve kıdem tazminatı hesaplamaları
• İşten çıkış bildirgesi
• İstifa mektubu ya da fesih bildirimi
• SGK işten ayrılış bildirgesi
• İbraname

Personel Özlük Dosyası Ne Kadar Süre Saklanmalıdır?

4857 sayılı İş Kanunu uyarınca personel özlük dosyalarının, çalışanın işten ayrıldığı tarihten itibaren en az 10 yıl boyunca saklanması zorunludur. Bu süre, kıdem tazminatı, fazla mesai, iş kazaları ve diğer iş hukuku davalarının zamanaşımı süreleri göz önünde bulundurularak belirlenmiştir.

Bu 10 yıllık süre zarfında bir uyuşmazlık ya da denetim yaşanması durumunda, özlük dosyasında yer alan belgeler işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğini gösterecek en önemli kanıtlardır.

İnsan kaynakları ve muhasebe birimlerinin bu konuda birlikte çalışarak, yalnızca yasal zorunluluklara değil, aynı zamanda sektörel gerekliliklere ve şirket içi politika değişikliklerine uygun bir saklama stratejisi geliştirmesi büyük önem taşır.

Özellikle dijital arşivleme sistemleri, belgelerin uzun vadeli saklanmasını ve ihtiyaç anında hızlı erişimi kolaylaştıran pratik çözümler sunar.

Özlük Dosyası Tutmamanın Cezası Nedir?

Özlük dosyası bulundurmayan işverene, İş Kanunu ve Sosyal Güvenlik Mevzuatı kapsamında idari para cezası uygulanabilir.

Ayrıca iş kazası veya uyuşmazlıklarda yasal riskler doğar. Cezai yaptırımların ötesinde, özlük dosyası eksikliği işverenin iş kazası davalarındaki sorumluluğunu artıran bir faktör olarak değerlendirilmektedir. Bu nedenle, özlük dosyasının eksiksiz ve düzenli tutulması kurumsal risk yönetiminin bir parçasıdır.

İyi tutulan bir dosya, ileride karşılaşılabilecek hukuki sorunlara karşı sağlam bir savunma olabilir.

Personel Özlük Dosyası Örneği

Örnek bir özlük dosyası aşağıdaki ana başlıklarla oluşturulabilir:

1. Kimlik Bilgileri
2. İşe Giriş Belgeleri
3. Eğitim ve Sertifikalar
4. Sağlık Bilgileri
5. Performans Kayıtları
6. İzin ve Devamsızlık Formları
7. İşten Ayrılma Evrakları

Özlük Dosyasının Yasal Tanımı

İş Kanunu madde 75’e göre özlük dosyası; işverenin işçiye ait tüm belgeleri düzenli şekilde saklamakla yükümlü olduğu yasal dokümandır.

Özlük Dosyasındaki Belge ve Kayıtların Hukuki Dayanakları Nelerdir?

Başta 4857 sayılı İş Kanunu olmak üzere; SGK mevzuatı, KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) ve İŞKUR yönetmelikleri özlük dosyasına ilişkin düzenlemeleri içerir.

Özlük Dosyası Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Özlük dosyası ne demek?

Çalışanın işe alımı ve tüm çalışma sürecine ilişkin belgelerin saklandığı resmi personel dosyasıdır.

Personel özlük dosyası olmazsa ne olur?

Yasal zorunluluk ihlali olur ve işveren para cezası alabilir. Ayrıca işveren, olası davalarda belge sunamaz.

İşçi özlük dosyasını görebilir mi?

Evet, çalışan kendi özlük dosyasındaki bilgilere erişme hakkına sahiptir. Personel, İnsan Kaynakları birimine başvurarak dosyasını inceleyebilir veya gerekli bilgilerin bir örneğini talep edebilir.

Kaynakça

1. 4857 Sayılı İş Kanunu – T.C. Resmî Gazete
   https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.4857.pdf
2. T.C. Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı – İş Hukuku Rehberi
   https://www.csgb.gov.tr
3. SGK Resmî Sitesi – Sosyal Güvenlik Uygulamaları
   https://www.sgk.gov.tr
4. KVKK – Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
   https://www.kvkk.gov.tr