İmza Sirküsü Nedir? Geçerlilik Süresi Ne Kadardır?

Şirket kuran ya da ticari faaliyet yürüten herkesin karşılaştığı en temel belgelerden biri imza sirküsüdür. Özellikle banka işlemleri, resmi sözleşmeler ve kamu başvurularında sıklıkla talep edilir.

Bu rehberde, imza sirküsü nedir, nasıl alınır, imza sirküsü e-Devlet üzerinden alınabilir mi, geçerlilik süresi ne kadardır gibi tüm sorulara net ve pratik cevaplar bulabilirsiniz.

İmza Sirküsü Nedir?

İmza sirküsü; bir şirketi temsil etmeye yetkili kişilerin imza örneklerini ve yetki kapsamını gösteren, noter onaylı resmi bir belgedir. Bu belge sayesinde:

• Şirket adına kimlerin işlem yapabileceği belirlenir.
• Yetkili kişilerin ıslak imza örneği kayıt altına alınır.
• Resmi işlemlerde imza doğrulaması sağlanır.

Hukuki Tanımı ve Kapsamı

İmza sirküsü, Türk Ticaret Kanunu kapsamında tüzel kişiler (şirketler) için düzenlenen bir yetki belgesidir. Bu nedenle imza sirküsü aynı zamanda bir ticari yetki belgesi niteliği taşır. Belgede şu bilgiler yer alır:

• Şirket unvanı
• Yetkili kişilerin adı
• Temsil ve ilzam yetkisi
• İmza örnekleri

İmza Beyannamesi ile Arasındaki Fark

İmza beyannamesi, gerçek kişilerin imza örneklerinin noter tarafından onaylanmasıyla oluşturulan ve bireysel işlemlerde kullanılan bir belgedir. İmza sirküleri ise şirketlerde yetkili kişilerin kimler olduğunu ve hangi kapsamda imza atabileceklerini gösteren, tüzel kişilik adına düzenlenen resmi bir evraktır. Farklılık şu şekilde özetlenebilir:

İmza Sirküsü Nasıl Alınır?

İmza sirküsü almak için temel süreç noter üzerinden yürütülür.Bu işlem genellikle aynı gün içinde tamamlanır. Genel adımlar şu şekildedir:

1. Şirket yetkilileri belirlenir.
2. Ticaret sicil kaydı incelenir.
3. Yetkili kişiler noter huzurunda imza atar.
4. Noter onaylı belge düzenlenir.

Limited ve Anonim Şirketlerde Süreç Farkı

Limited şirketlerde imza sirküleri düzenlenmesi süreci genellikle şirket müdürünün veya müdürlerinin yetkilerinin belirlenip noter onayıyla yürütülmesi şeklinde ilerler. Anonim şirketlerde ise yönetim kurulu kararı alınması, yetkili temsilcilerin tespit edilmesi ve bu kararın noter tasdikiyle imza sirkülerinin hazırlanması gerekir. Bu nedenle anonim şirketlerde süreç, karar ve yetki yapısının daha kurumsal olması sebebiyle limited şirketlere göre biraz daha kapsamlıdır.Her iki durumda da yetki, ticaret sicil kaydı ile uyumlu olmalıdır. Genel farklar kısaca şu şekilde özetlenebilir:

Limited Şirket:

• Müdür veya müdürler yetkilidir.
• Ortaklar arasından belirlenir.

Anonim Şirket

• Yönetim kurulu üyeleri yetkilidir.
• Temsil yetkisi yönetim kurulu kararına göre belirlenir.

İmza Sirküsü Nereden Alınır?

İmza sirküsü, şirketi temsil ve ilzama yetkili kişilerin belirlenmesinin ardından noterde düzenlenerek alınır. Bunun için şirketin yetki kararları, ticaret sicil kayıtları ve yetkililere ait kimlik belgeleri ile notere başvuru yapılması gerekir. Noter tasdiki tamamlandıktan sonra imza sirküsü resmi belge niteliği kazanır ve resmi işlemlerde kullanılabilir.

Noter Üzerinden Düzenleme Süreci

İmza sirküsü yalnızca noter tarafından düzenlenir.Bu nedenle imza sirküsü noter onaylı belge niteliğindedir. Noterde yapılan işlemde:

• Yetkili kişiler kimlik ibraz eder.
• İmza örnekleri alınır.
• Belge resmi olarak onaylanır.

E-Devlet Üzerinden Alınabilir mi?

İmza sirküsü e-Devlet üzerinden doğrudan alınamaz ancak e-Devlet üzerinden şirket bilgileri görüntülenebilir ve ticaret sicil kayıtlarına erişilebilir. Sonuç olarak imza sirküsü oluşturma ve onay süreci mutlaka noter üzerinden yapılmalıdır.

İmza Sirküsü İçin Gerekli Evraklar

Noter, gerekli belgeleri inceleyerek işlemi gerçekleştirir. İmza sirküsü çıkarırken genellikle şu belgeler istenir:

• Kimlik belgesi
• Ticaret sicil gazetesi
• Vergi levhası
• Şirket yetkilendirme kararı (gerekirse)

Yetki Değişikliğinde Gerekli Ek Evraklar

Yetki değişikliği yapılacağı durumlarda öncelikle şirketin ilgili organı tarafından alınmış yeni yetki kararı ve bu kararın ticaret siciline tescil edildiğini gösteren belgeler hazırlanmalıdır. Ayrıca güncel ticaret sicil gazetesi, yetkisi değişen kişilere ait kimlik belgeleri ve gerekiyorsa imza beyannameleri de notere sunulur. Bu evrakların tamamlanmasıyla yeni imza sirküsü düzenlenerek resmi işlemlerde kullanılmaya başlanır. Eğer şirket yetkilisinde değişiklik varsa:

• Yeni yönetim kurulu kararı
• Ortaklar kurulu kararı
• Güncel ticaret sicil gazetesi gibi ek belgeler talep edilebilir.

İmza Sirküsünün Geçerlilik Süresi

İmza sirküsünün belirli bir resmi geçerlilik süresi yoktur. Ancak şu durumlarda geçerliliğini fiilen kaybeder:

• Şirket yetkilisi değişirse
• Temsil yetkisi güncellenirse
• Şirket unvanı değişirse

Bu nedenle uygulamada birçok kurum son 6 ay veya 1 yıl içinde alınmış imza sirküsü talep edebilir.

İmza Sirküsü Hangi İşlemlerde Kullanılır?

İmza sirküsü, şirket adına yapılacak resmi ve ticari işlemlerde yetkili kişilerin imza atma hakkını belgelendirmek için kullanılır. Banka hesap açılışı, kredi ve teminat işlemleri, iş sözleşmesi, kamu kurumlarıyla yürütülen başvurular ve ticari sicil işlemleri gibi birçok süreçte talep edilir. Bu belge sayesinde karşı taraf, işlemi yapan kişinin şirketi temsil yetkisine sahip olduğunu resmi olarak doğrulayabilir.

Banka ve Finans İşlemleri

Bankalar, işlem yapan kişinin gerçekten yetkili olup olmadığını bu belge ile kontrol eder. İmza sirküsü en çok şu işlemlerde kullanılır:

• Şirket hesabı açılışı
• Kredi başvuruları
• Teminat işlemleri
• Çek ve senet işlemleri

Resmi Sözleşmeler ve Kamu İşlemleri

Bu belge olmadan birçok resmi işlem gerçekleştirilemez. İmza sirküsü ayrıca şu alanlarda zorunlu olabilir:

• Kamu ihaleleri
• Resmi başvurular
• Sözleşme imzalama süreçleri
• Ticari anlaşmalar

İmza Sirküsü Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

İmza Sirküsü ile İmza Beyannamesi Aynı Şey Midir?

Hayır. İmza sirküsü şirketler için, imza beyannamesi ise bireyler için düzenlenir.

İmza Sirküsü Kaç Günde Çıkar?

Genellikle noter işlemi aynı gün içinde tamamlanır. Yoğunluk durumuna göre birkaç saat içinde hazır olabilir.

İmza Sirküsü Olmadan Banka İşlemi Yapılabilir mi?

Çoğu durumda hayır. Bankalar şirket adına işlem yapacak kişiden imza sirküsü talep eder. Bu belge olmadan işlem yapılması mümkün olmayabilir.

Önceki yazımızı okuyun: " Malülen Emeklilik Nedir? Şartları Neler?"