SGK Eksik Gün Nedenleri ve Kodları Nelerdir?

Personel bordrosu süreçlerinde karşılaşılan en önemli konulardan biri de çalışanların fiilen çalışmadığı günlerin doğru kodlarla sisteme işlenmesidir. SGK eksik gün kodları, bu bildirimlerin standart bir şekilde yapılmasını sağlar ve her bir kod belirli bir iş görememe durumunu ifade eder. Doğru kod seçimi, çalışan haklarının korunması ve işverenlerin cezai yaptırımlardan kaçınması açısından önem taşır. 2026 yılında da prim günleri, puantaj kayıtları ve muhtasar prim hizmet beyannamesi süreçleri mevzuata uygun şekilde yönetilmelidir.

SGK Eksik Gün Nedir ve Neden Bildirilir?

Bir çalışanın ay içinde 30 günden az çalışması durumunda, bu günlerin belirli nedenlerle SGK'ya bildirilmesi işverenlerin yasal sorumluluğudur. Eksik gün uygulaması, sigorta primlerinin doğru hesaplanması ve çalışanların sosyal güvenlik haklarının eksiksiz tescil edilmesi için hayati önem taşır. İşveren, çalışanın fiilen iş görmediği günleri belirlenmiş kodlar aracılığıyla sisteme işleyerek yasal yükümlülüklerini yerine getirir ve olası denetim risklerini azaltır.

Eksik Gün Nedir?

SGK eksik gün, bir çalışanın ay içinde fiilen çalışmadığı veya çalıştırılmadığı günleri ifade eder. Bu günler, işveren tarafından belirlenmiş SGK eksik gün kodları kullanılarak kuruma bildirilir. Eksik prim günleri genellikle istirahat, ücretsiz izin, kısmi süreli çalışma veya devamsızlık gibi nedenlerden kaynaklanır.

Eksik Gün Bildirimi Neden Önemlidir?

SGK’ya doğru ve zamanında yapılan eksik gün bildirimi, çalışanların sosyal güvenlik haklarının korunması açısından kritik öneme sahiptir. Yanlış eksik gün nedenleri, çalışanların hizmet dökümü, sigorta kaydı ve emeklilik prim günleri üzerinde sorunlara yol açabilir. Ayrıca işveren açısından hatalı bildirimlerin idari para cezası riski bulunur.

SGK Eksik Gün Kodları Nelerdir ve Ne Anlama Gelir?

SGK tarafından belirlenen eksik gün kodları, ay içerisinde fiilen 30 günden az çalışan personelin bildiriminde kullanılır. Her kod, belirli bir iş görememe durumunu temsil eder ve işverenler bu kodları seçerken ilgili belgeleri hazır bulundurmalıdır. Kod listesinin doğru kullanılması, prim hesaplamalarının sağlıklı yapılmasını ve denetimlerde sorun yaşanmamasını sağlar.

Aşağıda en sık kullanılan SGK eksik gün kodları ve anlamları yer almaktadır:

• 01 - İstirahat: Çalışanın sağlık sorunları nedeniyle iş göremez durumda olduğu günleri kapsar. SGK tarafından onaylı sağlık kuruluşlarından alınan istirahat raporu ile desteklenmelidir. Raporun tarihleri, bildirilen gün aralığıyla tam uyumlu olmalıdır.
• 03 - Disiplin Cezası: İş disiplini kurallarına aykırı davranış nedeniyle personelin işten uzaklaştırıldığı günlerde geçerlidir. Disiplin cezasının yazılı olarak tutanağa bağlanması ve çalışana tebliğ edilmesi zorunludur.
• 04 - Gözaltına Alınma: Çalışanın herhangi bir sebeple gözaltına alınması sonucu işe gelmediği günleri ifade eder. İlgili kolluk kuvvetlerinden alınan resmi belge gereklidir.
• 05 - Tutukluluk: Çalışanın adli süreç nedeniyle tutuklu kaldığı dönemlerde kullanılır. Mahkeme veya savcılık kararını gösteren belge sunulmalıdır.
• 06 - Kısmi İstihdam: Part-time çalışma modeline tabi personelin puantaj kayıtlarına göre eksik günlerinin bildirilmesinde kullanılır. Yazılı iş sözleşmesinde haftalık çalışma süresi açıkça belirtilmelidir.
• 07 - Puantaj Kayıtları: Puantaja tabi olarak ay içerisinde 30 tam gün çalışmayan personel için kullanılan koddur. Detaylı puantaj dökümlerinin saklanması gerekir.
• 10 - Genel Hayatı Etkileyen Olaylar: Deprem, sel, yangın gibi doğal afet ve olağanüstü durumlar nedeniyle işyerinin faaliyete ara vermesi ya da çalışanın ulaşım sorunu yaşaması halinde kullanılır. Valilik, kaymakamlık veya ilgili kamu kurumundan alınan resmi yazı eklenmelidir.
• 11 - Doğal Afet: Doğal afetler nedeniyle 30 günden az çalışmak zorunda kalınan durumlarda geçerlidir. İlgili resmi makamlardan alınan belge şarttır.
• 12 - Birden Fazla Neden: Aynı ay içinde farklı gerekçelerle birden fazla izin günleri varsa bu kod seçilir. Her bir nedene ilişkin ayrı belge sunulması gerekmektedir.
• 13 - Diğer Nedenler: Yukarıdaki kodlara uymayan ancak meşru sebeplerle çalışılamayan günler için kullanılır.
• 15 - Devamsızlık: Çalışanın izinsiz ve mazeretsiz olarak işe gelmediği günlerde kullanılır. Devamsızlık tutanağı tutulması önerilir.
• 18 - Kısa Çalışma Ödeneği: Ekonomik kriz, zorlayıcı sebep veya genel işsizlik nedeniyle kısa çalışma uygulanan durumlarda kullanılır.
• 19 - Ücretsiz Doğum İzni: Kadın çalışanların doğum sonrası ücretsiz izin kullandığı günlerde geçerlidir.
• 20 - Ücretsiz Yol İzni: Çalışanın yol izni kapsamında ücretsiz izin kullandığı dönemlerde uygulanır.
• 21 - Diğer Ücretsiz İzin: Yukarıdaki kategorilere girmeyen ancak çalışanın talebi ve işveren onayıyla kullanılan ücretsiz izin günleri için kullanılır.

Bu kodların doğru seçilmesi, prim günlerinin sağlıklı hesaplanmasını ve SGK eksik gün raporu oluşturulurken hata yapılmamasını sağlar.

Eksik Gün Bildirimi Nasıl Yapılır?

İşverenler, eksik gün bildirimlerini muhtasar ve prim hizmet beyannamesi veya aylık prim ve hizmet belgesi üzerinden yaparlar.

SGK Sistemine Giriş ve Kod Seçimi

İşveren, ay sonu bildirgelerini e-Bildirge sistemi üzerinden gönderirken her çalışan için doğru eksik gün kodu seçmekle yükümlüdür. Kod seçimi, prim hesaplamalarının doğru yapılması açısından kritik öneme sahiptir.

Belgelerin Hazırlanması ve İspat Yükümlülüğü

Eksik gün gerekçesine göre SGK’nın kabul ettiği belgeler hazırlanmalıdır. Örnekler:

• Sağlık raporu (istirahat)
• Puantaj kayıtları (kısmi süreli çalışma, devamsızlık)
• Ücretsiz izin formu
• Disiplin cezası tutanağı

Belgeler tarihli, imzalı ve mühürlü olmalıdır. SGK denetimlerinde bu belgeler talep edilebilir ve eksiklik tespit edilirse işveren cezai işlemle karşılaşır. Puantaj kayıtları da çalışma süresi ile ilgili tüm bilgileri içermelidir. İşten ayrılma süreçlerinde bile çalışanın son iş günü ve nedeni net olarak belgelenmelidir.

İşverenler İçin Eksik Gün Bildiriminde Yaygın Hatalar

İşverenlerin SGK hizmet bildirimi yaparken sıkça karşılaştıkları hatalar, idari para cezalarına ve çalışan haklarında kayıplara yol açabilir. İş gücü takibi yapan insan kaynakları birimlerinin bu hatalara karşı dikkatli olması ve süreçleri titizlikle yönetmesi gerekir. Yaygın hatalar arasında yanlış kod kullanımı, süresinde bildirim yapmama, belge eksiklikleri ve çalışma süresi hesaplamalarındaki yanlışlıklar yer alır.

Yanlış Kod Kullanımı

En sık karşılaşılan hatalardan biri, çalışanın durumuna uygun olmayan kod seçimidir. Örneğin çalışan ücretsiz izin kullanmışken, yanlışlıkla istirahat kodu girilmesi prim hesaplamalarını bozar ve denetimde tutarsızlık oluşturur.

Yanlış kodlama, çalışanın sigorta kaydında hatalı günler oluşmasına ve ileride SGK hizmet dökümünde sorun yaşanmasına sebep olur. Emeklilik başvurularında prim günleri eksikliği tespit edilirse, süreç uzar ve çalışan mağdur olur. İşveren bu durumdan dolayı hukuki sorumlulukla karşı karşıya kalabilir.

Süresinde Bildirim Yapmamak

Eksik günler, ilgili ayı takip eden ayın 23’üne kadar SGK’ya bildirilmelidir. Sürenin aşılması halinde idari yaptırımlar uygulanabilir. Ayrıca geç yapılan bildirimler, çalışanın o aydaki prim günlerinin eksik görünmesine neden olabilir ve sigorta kaydında düzeltme işlemlerini gerektirir.

İnsan kaynakları birimleri, puantaj kayıtlarını aylık düzenli olarak takip etmeli ve bildirge hazırlıklarını son güne bırakmamalıdır. İşten ayrılma gibi kritik durumlarda da bildirimin zamanında yapılması, çalışan ve işveren açısından önemlidir. İstirahat raporu gibi belgelerin elektronik ortamda işverene tebliğ edildiği durumlarda, onaylama süresinin takip edilmesi gerekir.

Çalışanlar İçin SGK Eksik Gün Hakları ve Denetim

Çalışanların sigorta kaydının doğru tutulması ve prim günlerinin eksiksiz bildirilmesi, emeklilik haklarından kıdem tazminatı hesaplamalarına kadar birçok sosyal güvenlik hakkını etkiler. Çalışan hakları arasında, işverenin yaptığı eksik gün bildirimlerini sorgulama ve gerektiğinde itiraz etme hakkı da bulunur. Bu süreçlerin işleyişini bilmek, olası hak kayıplarının önüne geçilmesinde önemli rol oynar.

Eksik Gün Sorgulama

Çalışanlar, e-Devlet üzerinden SGK hizmet dökümüne ulaşarak kendi prim günlerini, eksik günlerini ve işvereni tarafından yapılan bildirimleri detaylı şekilde inceleyebilir. Bu sorgulama, sigorta kaydının güncel ve doğru olup olmadığını kontrol etmek açısından büyük kolaylık sağlar.

Çalışan hakları arasında, işverenin yaptığı bildirimlerin doğruluğunu denetleme hakkı da bulunur. İzin günleri, devamsızlık kodu girişleri ve istirahat raporlarının sisteme düzgün yansıyıp yansımadığı takip edilmelidir.

Eksik Gün İtiraz Süreci

Çalışanın haksız yere eksik prim günü gösterildiğini düşündüğü durumlarda SGK'ya resmi başvuru yapma hakkı vardır. Başvuru sonrasında kurum gerekli incelemeyi yapar ve işyerine denetim gönderebilir. İtiraz süreci genellikle SGK İl Müdürlüklerine dilekçe ile yapılır ve başvurunun değerlendirilmesi için belirli bir süre tanınır.

İtiraz sürecinde çalışanın elinde bulundurması gereken belgeler arasında iş sözleşmesi, ücret bordroları, puantaj kayıtları ve varsa ücretsiz izin bildirimi gibi dokümanlar yer alır. SGK, inceleme sonucunda haksız bildirim tespit ederse düzeltme işlemi başlatır ve işverene yaptırım uygular. Çalışan, bu süreçte tüm belgeleri düzenli saklamalı ve işveren ile yazışmalarını arşivlemelidir. Gerekirse hukuki destek alınması da mümkündür.

SGK Eksik Gün Nedenleri Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Olağanüstü durumlarda eksik gün bildirimi için resmi belgelerin geçerlilik süresi nedir?

Doğal afet gibi durumlarda alınan resmi yazıların tarihinin, olayla doğrudan ilişkili olması ve valilik/kaymakamlık onayı taşıması gerekir. Belgeler, bildirimin yapıldığı dönemi kapsamalıdır.

Aynı ay içinde birden fazla eksik gün nedeni varsa bildirim nasıl yapılır?

Bir çalışanın aynı ay içinde istirahat raporu ve ücretsiz izin günleri varsa "12 - Birden Fazla Neden" kodu seçilir. Ancak her iki duruma ait de ayrı belge sisteme yüklenmelidir. Kod listesinde birden fazla neden kodu varken tek bir gerekçe kodu kullanmak hatalı kabul edilir.

Part-time çalışanların eksik gün kodları tam zamanlı çalışanlardan farklı bir süreç gerektirir mi?

Kısmi süreli çalışma durumu, iş sözleşmesinde açıkça belirtilmişse "06 - Kısmi İstihdam" kodu kullanılır. Part-time personelin puantaj kayıtları tam zamanlı çalışanlardan farklı tutulur ve haftalık çalışma saatleri net şekilde belgelenir. Kısmi süreli çalışanların ay içinde çalışmadıkları günler, iş sözleşmesinde belirlenen çalışma düzenine göre normal kabul edilir ve bu nedenle eksik gün olarak değerlendirilmez. Ancak sözleşmede belirtilen günlerde dahi çalışılmaması durumunda, bu günler için uygun kod kullanılmalıdır.

Kaynakça

• Sosyal Güvenlik Kurumu
• Resmi Gazete
• SGK e-Bildirge Giriş Sayfası
• SGK Mevzuat ve Genelgeler
• SGK İşveren Rehberleri