Gider Pusulası Nedir? Nasıl Düzenlenir?

Vergi mükellefi olmayan kişilerden mal veya hizmet alımı yaptığınızda fatura kesilmesi mümkün değildir. Bu gibi durumlarda devreye gider pusulası girer. Hem alıcı hem de vergi dairesi için belgelendirmenin yasal bir yolu olan gider pusulası, belirli kurallar çerçevesinde düzenlenir. Gider pusulası ile ilgili detayları içeriğimizde ele aldık.

Gider Pusulası Nedir?

Gider pusulası, vergi mükellefi olmayan kişi veya kuruluşlardan alınan mal veya hizmetlerin belgelendirilmesi amacıyla düzenlenen, fatura yerine geçen resmi bir belgedir. Vergi Usul Kanunu’nun 234. maddesinde tanımlanır ve mali kayıtlar açısından büyük öneme sahiptir.

Fatura kesme yetkisi olmayan kişi ya da kuruluşlardan yapılan alımlarda, bu işlemi belgelendirmek amacıyla alıcı tarafından düzenlenir ve fatura hükmündedir.

Özellikle serbest meslek dışındaki bireylerden mal veya hizmet alımlarında sıkça kullanılır ve vergi denetimleri açısından da önemli bir kayıt unsurudur.

Gider Pusulası Hangi Durumlarda Düzenlenir?

Gider pusulası, özellikle vergi mükellefi olmayan kişilerden mal veya hizmet alımı yapıldığında devreye giren bir belgedir.

İşletmelerin, resmi faturayla belgelendirilemeyen giderlerini kayıt altına almak için bu belgeyi düzenlemesi gerekir.

• Vergi mükellefi olmayan kişilerden mal veya hizmet alındığında: Örneğin, işletmeniz için vergi kaydı olmayan bir kişiden çeviri hizmeti aldıysanız ya da el yapımı bir ürünü satın aldıysanız, bu işlemi belgelemek için gider pusulası düzenlemeniz gerekir. Çünkü karşı taraf size fatura kesemez.

• Tüketiciden ürün iadesi alındığında: Bir müşteri ürün satın alıp daha sonra iade ettiğinde ve bu işlem için karşılıklı bir bedel söz konusuysa (örneğin ücret iadesi yapılıyorsa), gider pusulası ile iade işlemi kayıt altına alınabilir.
• Gelir Vergisi Kanunu’nun 18. maddesi kapsamındaki eser alımlarında: Sanatçılar, yazarlar veya benzeri yaratıcı işlerle uğraşan kişiler, bazı durumlarda vergi mükellefi sayılmaz. Eğer bir işletme bu kişilerden eser (örneğin bir kitap taslağı, illüstrasyon ya da beste) satın alıyorsa, yine gider pusulası düzenlenmesi gerekir. Bu kişilerden doğrudan fatura alınamayacağı için belgeyi alıcı düzenler.

Gider Pusulası Yerine Geçen Durumlar Nelerdir?

Her durumda gider pusulası düzenlenmesi şart değildir. Bazı belgeler, gider pusulasının yerine geçebilir ve resmi kayıtlarda kullanılabilir. Bu belgeler şunlardır:

• Banka ve PTT dekontları: Ödeme işlemi bir banka veya PTT aracılığıyla yapıldıysa ve işlem ayrıntılı şekilde dekontta yer alıyorsa, bu dekont resmi belge olarak kabul edilebilir.
• Kamu kurum belgeleri: Örneğin bir belediyeye ödenen ruhsat harcı ya da bir mahkeme harcı gibi kalemler için resmi kamu kurumundan alınan belge, gider pusulası yerine geçer.
• Tüketici iade belgeleri: Bir müşteriden alınan ürün iadesi sırasında düzenlenen iade fişi ya da benzeri belge, işlemi kayıt altına almak için yeterli olabilir.

Kimler Gider Pusulası Düzenlemelidir?

Vergi Usul Kanunu’nun 234. maddesine göre, aşağıdaki gruplar, kendilerine mal veya hizmet sağlayan ve fatura düzenleyemeyen kişiler için gider pusulası düzenlemekle yükümlüdür:

• Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar

• Basit usule tabi mükellefler

• Serbest meslek erbabı

• Defter tutan çiftçiler

Gider Faturası Nasıl Düzenlenir?

Gider faturası bir işletmenin yaptığı harcamaları belgelemek ve muhasebeleştirmek için düzenlenen resmi bir evraktır. Özellikle serbest meslek erbapları, şirketler veya şahıs işletmeleri tarafından sıklıkla kullanılır. Bu tür belgeler, hem vergi açısından şeffaflık sağlar hem de işletmenin giderlerini yasal zemine oturtur.

Gider pusulası iki şekilde düzenlenebilir:

• Basılı Gider Pusulası: Yetkili matbaalardan temin edilebilir. Geleneksel yöntemdir.
• E-Gider Pusulası: Dijital ortamda, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) onaylı e-belge sistemleri üzerinden hazırlanabilir. Günümüzde daha çok tercih edilmektedir çünkü hem zaman kazandırır hem de kağıt israfını önler.

Belgenin, mal veya hizmet alım tarihinden itibaren 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir. Bu süre aşıldığında giderin resmi olarak kaydedilmesi mümkün olmayabilir.

Gider Faturası Nasıl Kesilir?

Gider faturası düzenlerken eksiksiz ve doğru bilgi girmek oldukça önemlidir. Faturada yer alması gereken temel bilgiler şunlardır:

• Alıcı ve Satıcı Bilgileri: Her iki tarafın adı/ünvanı, vergi dairesi ve vergi numarası gibi bilgiler eksiksiz şekilde yazılmalıdır. Eğer taraflardan biri şahıs işletmesi ise T.C. kimlik numarası da kullanılabilir.
• Mal veya Hizmetin Tanımı ve Bedeli: Alınan ürün ya da verilen hizmetin açık bir şekilde tanımlanması ve tutarının net şekilde belirtilmesi gerekir. Örneğin: “500 adet A4 fotokopi kağıdı” ya da “Web sitesi tasarımı hizmeti”.
• Belge Tarihi ve Numarası: Her gider faturası, düzenlendiği tarih ve benzersiz bir belge numarası taşımalıdır. Bu bilgiler sayesinde belge takibi yapılabilir.
• Stopaj ve KDV Tutarları (Varsa): Alım yapılan kişiye göre stopaj uygulanması gerekebilir. Aynı şekilde, KDV oranı da belirtilmelidir. Bu oran, mal veya hizmet türüne göre değişkenlik gösterebilir.
• Tarafların İmzaları:Eğer belge basılı şekilde düzenleniyorsa, hem alıcının hem de satıcının imzası gerekir. E-Gider pusulasında ise dijital imzalar yeterlidir.

Gider Pusulası Nasıl Temin Edilir?

Gider pusulası temin etmenin farklı yolları şu şekilde listelenebilir:

• Matbaadan Bastırarak: Geleneksel yöntemle, yetkili matbaalara gider pusulası sipariş ederek basılı halde kullanabilirsiniz. Matbaa, size resmi standartlara uygun, seri numaralı ve noter tasdikli pusulalar sağlar. Bu yöntem, özellikle kağıt ortamında belge kullanmayı tercih eden işletmeler için hala geçerlidir.
• Noter Tasdikiyle: Bastırdığınız pusulaların noter onaylı olması, belgelerin resmi geçerliliğini artırır. Özellikle denetimlerde sorun yaşamamak adına, noter tasdikli pusula kullanmak faydalı olabilir.
• GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) Sisteminden E-Gider Pusulası Olarak: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-belge sistemleri sayesinde, online olarak da gider pusulası düzenleyebilir ve dijital imza ile onaylayabilirsiniz. Bu yöntem hem zamandan tasarruf sağlar hem de kayıtların daha kolay takibini mümkün kılar.

Gider Pusulasında Olması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Eksiksiz ve doğru bir gider pusulası düzenlemek için mutlaka aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekir:

• Alıcı/satıcı adı, adresi

• Mal/hizmet cinsi ve tutarı

• Stopaj ve KDV oranı

• Belge tarihi ve numarası

• İmzalar

Gider Notu Nasıl Hesaplanır?

Gider pusulasında belirtilen tutarlar genellikle brüt tutarlar olarak ifade edilir. Ancak muhasebe kayıtlarında net tutarların hesaplanması gerekir.

• Net Tutar = Brüt Tutar - Stopaj

• Brüt Tutar = Net Tutar / (1 - Stopaj Oranı)

Stopaj Oranları Gider Pusulasında Nasıl Olmalıdır?

Gider pusulası düzenlerken, stopaj oranlarını doğru uygulamak yasal bir zorunluluktur ve işletmenizin mali işleyişinin sağlıklı olmasını sağlar.

Gelir Vergisi Kanunu’nun 94. maddesine göre, yapılan işlem türüne göre farklı stopaj oranları uygulanır. Bu oranlar, mal veya hizmet alımlarında yapılan vergi kesintilerini ifade eder ve gider pusulasında mutlaka belirtilmelidir.

Gelir Vergisi Kanunu 94. Maddeye göre:

Eksik ya da yanlış stopaj kesintisi, ileride ciddi mali yaptırımlara yol açabilir. Bu yüzden gider pusulasında işlem türüne uygun stopaj oranını mutlaka belirtmek gerekir.

Ayrıca stopaj kesintisi yapıldığında, kesinti tutarını ve net ödenecek miktarı da belgenizde net olarak göstermeniz gerekir. Böylece alıcı ve satıcı taraf için mali kayıtlar daha şeffaf olur.

Fatura Düzenlenemeyen Alımlarda Vergi Nasıl Hesaplanır?

Bazı durumlarda mal veya hizmet aldığınız kişi ya da kurum fatura kesemeyebilir. Böyle durumlarda yasal olarak gider pusulası düzenlemek gerekir.

• Gider pusulası alıcı tarafından düzenlenir: Fatura kesilemediği için, mal veya hizmeti alan taraf (yani alıcı) gider pusulasını kendi adına düzenler. Bu belge, işlemin resmi kaydı olur.
• Stopaj (vergi kesintisi) alıcı tarafından hesaplanır ve ödenir: Alıcı, brüt tutar üzerinden Gelir Vergisi Kanunu’nda belirlenen stopaj oranını keser ve bu tutarı vergi dairesine yatırır. Böylece vergi yükümlülüğü doğrudan alıcıda olur.
• Satıcıya net tutar ödenir: Stopaj kesildikten sonra kalan tutar, yani net ödeme, satıcıya teslim edilir. Satıcı aldığı bu net tutar üzerinden gelir beyanında bulunur.
  
  

Gider Pusulası Örneği Nasıl Hazırlanır?

Örneğin, 5.000 TL tutarında bir hizmet alımı yaptığınızı düşünelim. Bu hizmet için uygulanacak vergi kesintileri şöyle hesaplanır:

• Brüt Tutar: 5.000 TL

• Stopaj (%10): 500 TL

• KDV (%20): 1.000 TL

• Net Ödeme: 3.500 TL

Gider Pusulası Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Gider Pusulası Düzenleme Sınırı Var mı?

Hayır, gider pusulası düzenlemek için herhangi bir alt ya da üst tutar sınırı bulunmaz. İster küçük bir ödeme, ister yüksek meblağlı bir alım olsun, vergi mükellefi olmayan bir kişiden mal ya da hizmet alındığında gider pusulası kesebilirsiniz. Önemli olan işlemin belgelendirilmesidir.

Gider Pusulası Nasıl Doldurulur?

Gider pusulası, tıpkı bir fatura gibi resmi bir belgedir. Bu nedenle alıcı ve satıcı adı, işlem tarihi, tutar bilgisi, imzalar gibi zorunlu alanlar eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulmalıdır. Hatalı ya da eksik doldurulan belgeler muhasebe ve vergi işlemlerinde sorun yaratabilir.

Gider Pusulası Kime Kesilir?

Gider pusulası, vergi mükellefi olmayan kişilere düzenlenir. Yani fatura kesme yükümlülüğü bulunmayan birinden mal ya da hizmet alındığında, işlemi belgelendirmek amacıyla gider pusulası kullanılır.

Gider Pusulası Nasıl İşlenir?

Gider pusulası muhasebe kayıtlarına gider olarak işlenir. İşletmenin vergi matrahını etkileyen yasal bir evraktır ve ilgili dönemin defterlerine dahil edilmelidir. Stopaj tutarları da ayrıca beyan edilerek vergi dairesine ödenir.

Gider Pusulası Yüzde Kaçtır?

Stopaj oranı yapılan işleme göre değişiklik gösterir. Genellikle %2 ile %20 arasında değişen oranlar uygulanır.

Gider Pusulası İle Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Fatura mükellef tarafından düzenlenir, gider pusulası alıcı tarafından düzenlenir.

Gider Makbuzu İle Gider Pusulası Farkı Nedir?

Gider makbuzu, serbest meslek erbabı tarafından verilen bir belgedir. Gider pusulası ise vergi mükellefi olmayanlardan yapılan alımlarda kullanılır.

Gider Pusulası İle Yazar Kasa Alımında Stopaj Oranı Nedir?

Bu tür alımlarda genellikle %5 stopaj oranı uygulanır. Ancak alınan hizmet ya da malın türüne göre oran farklılık gösterebilir. Özellikle perakende satışlarda yazar kasa fişiyle birlikte gider pusulası düzenlenmesi gerekiyorsa, stopajın doğru belirlenmesi için muhasebecinize danışabilirsiniz.